Office Management in Teilzeit (m/w/d)

Bei uns findest du mehr als nur einen Job – du bekommst die Chance, spannende und herausfordernde Aufgaben zu übernehmen, die dir Spaß machen. Mit über 35 Jahren Erfahrung als EDI-Softwarehersteller & IT-Dienstleister arbeiten wir mit mittelständischen Unternehmen und Kunden aus der Industrie zusammen. Wir bieten dir eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre und die Sicherheit, Teil eines erfolgreichen Unternehmens zu sein.

Klingt spannend? Dann lies weiter und erfahre, welche Skills du mitbringen solltest, welche Aufgaben dich erwarten und warum wir der ideale Arbeitgeber für dich sind.

menten GmbH - consider it solved since 1989

Du unterstützt das Office-Management bei organisatorischen Aufgaben, HR-Tätigkeiten und kleineren vertrieblichen Aufgaben und übernimmst außerdem administrative Aufgaben für die Geschäftsleitung.
 

• Allgemeiner erster Ansprechpartner
  Kontrolle und Bearbeitung von E-Mail-Postfächern sowie Koordination von Anfragen
• Eingehende Anrufe entgegennehmen
  Weiterleitung von Anfragen an zuständige Mitarbeitende, erstellen von Tickets in Jira für Kunden, anlegen von Leads für den Vertrieb
• Geschäftskorrespondenz
  in deutscher und englischer Sprache, ggf. mithilfe von Übersetzungstools
• Planung und Organisation
  von Geschäftsreisen und Terminen sowie Reisekostenabrechnung
• Besuchermanagement
  Empfang und Betreuung von Gästen sowie Terminabstimmung und Raumplanung
• Allgemeine Büroverwaltung und Sekretariatsaufgaben
  wie Ablage, Wiedervorlage und Postmanagement

• Vorbereitende Buchhaltung
  sowie Zahlungseingänge überwachen und Kontobewegungen buchen, Mahnwesen und Kassenbuchführung
• Einkauf und Verwaltung
  von Arbeitsmitteln sowie Herausgabe und Dokumentation
• Vertriebliche Abwicklung
  von Hardware-Bestellungen, Überwachung der Bestellprozesse, ausstellen von Lieferscheinen und Sicherstellung der Weiterberechnung
• Lieferanten- und Kundenvertragsmanagement
  Pflege von Datenbanken und Nachverfolgung von Fristen
• Unterstützung bei der Kommunikation
  zwischen externer Marketingagentur und interner Abteilung

• Verwaltung der Arbeitszeiterfassung
  Überwachung von Urlaubs- und Krankheitstagen sowie Sicherstellung korrekt gepflegter Einträge und Buchungen
• Erstellung von Berichten und Reporting
  relevanter Zahlen und Daten aus den Bereichen Einkauf, Belegschaft und Bewerbungen
• Bewerbermanagement
  Sichten von Bewerbungen, Erstkontakt herstellen, Schriftwechsel führen, Einladungen und Termine koordinieren, Absagen versenden und Onboarding-Unterstützung
• Terminkoordination
  Planungen und Abstimmungen für Meetings, Verwaltung von Terminkalendern und senden von Erinnerungen

Profil

Wenn die folgenden Punkte auf dich zutreffen, bist du vielleicht genau der oder die Richtige für unser Team!

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (für Geschäftskorrespondenz)
• Grundlegende Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen Prozessen (Einkauf, Buchhaltung, Vertrieb)

Skillset

Dein Skillset beschreibt die Fähigkeiten, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und gute Ergebnisse entscheidend sind. Wenn du dich hier wiederfindest, passt du gut zu uns!

• Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke
• Serviceorientierung
• Unternehmerisches Denken
• IT-Affinität
• Eigenständigkeit und Zuverlässigkeit
• Detailgenauigkeit
• Teamfähigkeit
• Zeitmanagement
• Flexibilität
• Schnelle Auffassungsgabe

Tools
 
Wir arbeiten mit verschiedenen Tools, die unseren Alltag erleichtern. Wenn du einige davon bereits kennst, ist das ein Vorteil – falls nicht, helfen wir dir, dich schnell einzuarbeiten.

• Bankingsoftware (StarMoney oder ähnliches)
• ERP-Software (Dynamics 365 Business Central)
• CRM-System (Dynamics 365 Sales)
• Personalverwaltungssoftware (HRworks)
• MS Office 
• Atlassian: Jira, Confluence

Wir finden, dass Arbeit mehr sein sollte als nur Mittel zum Zweck. Deshalb haben wir eine Umgebung geschaffen, in der du dich wohl fühlst.

Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Zusätzliche finanzielle Unterstützung, um die Feiertage und deine freie Zeit noch mehr zu genießen.

Lockere Arbeitsatmosphäre
Wir schätzen eine offene, unterstützende und dynamische Arbeitsatmosphäre. Auch aus diesem Grund wird bei uns geduzt.

Flexible Arbeitszeiten
Im Office Management arbeitest du aufgrund der Tätigkeiten hauptsächlich in unserem Büro in Bergisch Gladbach. Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten und von Beginn an 30 Tage Urlaubsanspruch bei Vollzeit (anteilig bei Teilzeit). Die Möglichkeit, einen Teil deiner Arbeit im Mobile Office auszuführen, besteht in Absprache. 

Du unterstützt unseren Mitarbeiter im Office-Management und übernimmst verschiedene Aufgaben. Die Stelle ist in Teilzeit (Vormittags) ausgelegt, mit einer bevorzugten Präsenz vor Ort in unserem Büro in Bergisch Gladbach. Je nach Arbeitsweise und persönlicher Situation ist es jedoch auch möglich, gelegentlich aus dem Homeoffice zu arbeiten.

Du fühlst dich angesprochen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

1989 gegründet sind wir als EDI-Softwarehersteller sowie IT-Dienstleister für namhafte und etablierte Unternehmen im Mittelstand tätig. Mit maßgeschneiderten Lösungen und spannenden Projekten schaffen wir ein Umfeld, in dem du deine Fähigkeiten weiterentwickeln kannst – bei flexiblen Arbeitsmodellen, der Möglichkeit von vier Tagen Home-Office und attraktiven Benefits.